Toda a estrutura de CRM e de atendimento por inteligência artificial que foi construída para receber os leads das duas campanhas de tráfego pago.
Na reunião de 15 de julho ficou definido que o tráfego pago do escritório só seria ligado depois que existisse uma estrutura capaz de receber, organizar e responder cada lead. Essa estrutura está construída. É ela que transforma o dinheiro investido em anúncio em caso atendido, e não em conversa perdida no visto.
Um para cada campanha e um para o atendimento geral do escritório, com etapas próprias do caso jurídico.
Cada lead ocupa uma posição visível: nunca fica solto, nunca some no volume de mensagens.
Triagem, previdenciário, trabalhista e advogados, com horário de funcionamento definido.
Um recepciona e dois aprofundam a qualificação, cada um treinado na sua área do direito.
Lead de benefício negado chega quente, mas o interesse tem prazo de validade. Sem um sistema que capture e responda na hora, a verba de mídia vira conversa que esfria.
O agente responde no primeiro segundo, inclusive fora do horário comercial, e já começa a organizar o caso enquanto a pessoa está com o assunto na cabeça.
O sócio recebe o caso já organizado, com as informações reunidas, e usa o tempo dele para a análise jurídica e para o fechamento.
O escritório usa um único número de WhatsApp. Quem separa as duas campanhas e conduz cada pessoa pelo caminho certo é a estrutura de filas e agentes descrita abaixo.
Cada contato vira um cartão que caminha por etapas. A qualquer momento o escritório enxerga quantas pessoas estão em cada fase, quanto tempo estão paradas e o que falta para avançar.
A fila define quem recebe a conversa e qual agente atua nela. O horário evita que a inteligência artificial escreva de madrugada em nome do escritório: fora do expediente, a mensagem fica guardada e sai assim que o horário abre.
| Fila | Quem atua | Papel no atendimento | Horário |
|---|---|---|---|
| Triagem IA | Agente de recepção | Porta de entrada de todo contato novo. Acolhe, entende o caso e direciona. | 08h às 18h Sábado até 12h |
| Previdenciário - INSS Negado | Agente previdenciário | Aprofunda o caso de benefício negado e reúne documentos. | 08h às 18h Sábado até 12h |
| Trabalhista - Vínculo | Agente trabalhista | Levanta período, função, forma de pagamento e provas do vínculo. | 08h às 18h Sábado até 12h |
| Advogados | Equipe do escritório | Atendimento humano. Recebe o caso qualificado e conduz a partir dali. | 08h às 18h Sábado até 12h |
Foram construídos três agentes em vez de um só por um motivo prático: quanto mais tarefas se dá a uma única inteligência artificial, maior a chance de ela se perder e inventar resposta. Cada agente aqui tem um escopo estreito e sabe exatamente o que perguntar.
É quem responde primeiro. Cumprimenta conforme o horário, pergunta como a pessoa quer ser chamada e pede que ela conte, com as palavras dela, o que está acontecendo. A partir dessa resposta, identifica a área, confirma com a pessoa em linguagem simples e encaminha para o agente certo.
Assume quando o caso é benefício negado ou cortado. Faz uma pergunta por mensagem, em linguagem simples, porque boa parte desse público é de pessoas idosas ou com pouca familiaridade com o INSS.
Assume quando o caso é trabalho sem registro em carteira, comum na construção civil. Levanta os elementos que o advogado precisa para avaliar o reconhecimento do vínculo.
Cada agente tem duas retomadas automáticas: uma em 20 minutos, refazendo a última pergunta de forma leve, e outra em 24 horas, perguntando se ela ainda deseja continuar. Sem insistência e sem promessa nenhuma.
O agente oferece horários disponíveis e, quando a pessoa confirma, move o cartão para "Consulta agendada". O escritório vê o compromisso no funil e na agenda.
Estes são exemplos do atendimento configurado, exatamente no tom e na sequência que os agentes foram treinados para seguir. Uma pergunta por mensagem, sem juntar assuntos, sem termo técnico.
Em treze minutos, sem ninguém do escritório tocar no celular, o caso saiu de "oi" para uma ficha completa com documento anexado.
Fora do horário comercial, às oito da noite, o lead foi atendido, qualificado e organizado. Nenhum contato perdido por demora.
Em vez de rolar a conversa inteira no WhatsApp para descobrir do que se trata, o advogado abre o cartão do lead e encontra o caso já resumido em campos. Este é o resultado da primeira conversa mostrada acima.
Toda a conversa fica guardada no cartão do contato. Qualquer pessoa da equipe que assumir o caso vê o que já foi dito, sem pedir para a pessoa repetir.
Os leads não ficam misturados no WhatsApp pessoal. Cada um ocupa uma posição no funil, e o que está parado tempo demais aparece.
Com o desfecho registrado, passa a ser possível medir quantas conversas viraram caso real, e não apenas quantas mensagens chegaram.
O atendimento automatizado foi escrito com as restrições do Provimento 205/2021 embutidas no comportamento dos agentes. Não é uma revisão feita depois: é uma regra que eles seguem em toda mensagem.
Estas palavras e condutas estão proibidas no texto de treinamento dos três agentes:
Se a pessoa perguntar se tem direito ou quanto vai receber, o agente responde que quem avalia isso é o advogado, depois de analisar o caso. A orientação jurídica permanece exclusivamente com os profissionais inscritos na OAB. O agente reúne informação, o advogado decide.
A estrutura está construída e verificada. Estes quatro pontos precisam ser resolvidos para o atendimento entrar no ar e as campanhas serem ligadas.
Os agentes rodam sobre um provedor de IA contratado em nome do escritório, com pagamento por uso e cartão de crédito cadastrado, conforme combinado na reunião de julho. É o item que efetivamente liga os três agentes. Sem ele, a estrutura fica pronta mas silenciosa.
O número que vai receber as campanhas precisa ser conectado ao CRM por leitura de QR Code, com o celular em mãos, como se conecta o WhatsApp Web. Depois disso, todas as conversas passam a aparecer dentro do sistema.
O plano contratado inclui dois acessos ao CRM, além do administrador. É preciso definir quem do escritório vai operar o atendimento e receber os casos qualificados, para que a distribuição das conversas seja configurada.
Com os itens anteriores resolvidos, a 5LAW cria os três agentes com os textos já escritos, vincula cada um à sua fila, roda conversas de teste cobrindo os dois tipos de caso e só então libera o atendimento para o público.
Resolvidos os três primeiros itens pelo escritório, a 5LAW conclui a ativação e os testes no mesmo dia. As campanhas de tráfego são ligadas somente depois do atendimento validado, para que nenhum investimento em mídia seja feito antes de existir quem receba o lead do outro lado.